Doküman Yönetimi Sistemi Nasıl Kullanılır?
Doküman yönetimi kuruluşlar için son derece büyük bir öneme sahiptir. Şüphesiz bu sistemin anlaşılması da kuruluşlar için büyük bir etki meydana getirecektir. Belgelerin depolanması ve istenildiğinde geri çağırılması olarak bilinen bu süreç belgeleri yakalar, depolar ve daha sonra talep doğrultusunda önünüze getirir. Ayrıca bu noktada belgelerin bir çok biçimde geldiğini de belirtmek gerekiyor. Belgelerin fiziksel ortamda var olması bazı işletmeler tarafından hala kullanılırken işletmelerin ölçeği fark etmeksizin dijital ortama geçmelerini tavsiye ediyoruz. Detaylı bilgi için https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ sayfasını inceleyebilirsiniz. Belge yönetim sistemlerinin kullanılabilmesi için belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi gerekiyor. Ancak bu belgeler düzenlendikten sonra saatlerce belge aramak ve rutin olarak raf düzenlemek durumunda kalmayacaksınız. Belgelerin yakalanmasını ve bulunmasını kolay bir hale getiren sistem ile birlikte elektronik ortamda verilerin saklanması da bir hayli kolay olmaktadır. Belge yönetim sistemi üzerinde belgelerin taranması sonrasında bu sistem üzerinde depolama yapılabilir ya da farklı bir sistem işaret edilebilir. Sistem farklı belgeleri birbiri ile bağlama gücüne de sahiptir.
Doküman Yönetimi
Belgeler hangi departmana lazımsa sipariş numarası ya da ticari açıdan hangi konsepte göre dizilmesi gerekiyor ise buna göre dizilir ve çağırılabilir. Dosyalar için hazırlanmış olan dolapların klasörleri yerine belge doküman yönetim sistemleri ile birlikte pek çok parça halinde indeksleme yapılabilir. Ayrıca dosyaların depolanması da elektronik klasörler halinde olmaktadır. Yine belgelerin farklı kriterlere göre düzenleniyor olması, arama yapma ve arama yapıldığında kolay bir şekilde bulunma yeteneğini de kazandırmaktadır. Belgelerin kaybolma devri doküman yönetimi ile birlikte tamamen ortadan kalkmaktadır. Güvenli bir merkez olan elektronik depolar sayesinde çeşitli konumlarda olan belge ve bilgilere kolayca erişilebilir, erişmesi istenmeyen kişilere karşı güvenlik önlemleri alınabilir. Bu sebeple sorunlar da ortadan kaldırılmış olur.
